Ambulante Pflegedienste stehen heute unter einem erheblichen organisatorischen Druck. Der Fachkräftemangel verschärft sich weiter, während gesetzliche Auflagen zunehmen. Pflegekräfte und Pflegedienstleitungen verbringen einen immer größeren Teil ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben, die häufig unter hohem Zeitdruck erledigt werden müssen. Die Digitalisierung hat in den vergangenen Jahren bereits spürbare Fortschritte gebracht: Prozesse wurden transparenter, Abläufe strukturierter und viele Aufgaben erstmals durchgängig digital abgebildet. Durch die Integration von künstlicher Intelligenz kann Pflegesoftware weitere Prozessvorteile erschließen und Pflegekräfte im Alltag noch gezielter entlasten.
Digitalisierung als Grundlage moderner Pflegeprozesse
In den vergangenen Jahren haben digitale Lösungen die Arbeit in ambulanten Pflegediensten grundlegend verändert. Elektronische Leistungsnachweise, digitale Tourenplanung oder die Anbindung an die Telematikinfrastruktur sorgen heute dafür, dass Informationen schneller verfügbar sind und Prozesse deutlich strukturierter ablaufen. Medienbrüche werden reduziert, doppelte Erfassungen vermieden und Abläufe transparenter gestaltet.
„Die Digitalisierung hat in der Pflege bereits viel erreicht. Prozesse, die früher papierbasiert oder doppelt erfasst wurden, sind heute durchgängig digital abgebildet“, erklärt Manuel Gruhn, Produktmanager KI/Mobile bei der euregon AG, einem spezialisierten Softwareanbieter für digitale Lösungen im Pflege- und Gesundheitswesen.
Diese Entwicklung ist elementar, denn erst wenn Daten digital vorliegen und Prozesse miteinander vernetzt sind, können sie effizient weiterverarbeitet werden. Gleichzeitig zeigt sich im Alltag, dass trotz digitaler Systeme weiterhin Zeit für manuelle Eingaben und Nachbearbeitungen benötigt wird. Vor diesem Hintergrund rückt Künstliche Intelligenz als nächster Entwicklungsschritt in den Fokus.
Die Verknüpfung von Digitalisierung und KI macht den Unterschied
Digitale Pflegesoftware hat in den vergangenen Jahren bereits dazu beigetragen, Tourenplanung, Leistungserfassung und Dokumentation besser zu organisieren und effizienter zu gestalten.
„Bei vielen Lösungen wird zwar digital dokumentiert, aber Pflegekräfte müssen weiterhin viel tippen und Inhalte später nacharbeiten.“
Manuel Gruhn
Besonders auf mobilen Endgeräten passe das Tippen längerer Texte oft nur bedingt in den Arbeitsalltag vor Ort beim Klienten. Künstliche Intelligenz eröffnet hier neue Möglichkeiten. Sie kann natürliche Sprache verarbeiten, Inhalte strukturieren und Informationen automatisch zuordnen. Dadurch wird die Dokumentation stärker in den Pflegealltag integriert, statt erst nach der Tour unter Zeitdruck erledigt zu werden.
Sprachbasierte Dokumentation als praxisnaher Ansatz – mehr Zeit im Pflegealltag
Ein Beispiel für diese Entwicklung ist die sprachbasierte Dokumentation – etwa über die KI‑Funktion .snap Speech innerhalb der Pflegesoftware .snap ambulant von euregon. Pflegeberichte können dabei direkt in das mobile Endgerät eingesprochen werden, anstatt sie manuell zu tippen. Die KI erkennt dabei Inhalte aus der Spracheingabe und kann beispielsweise Vitalwerte automatisch den passenden Feldern zuordnen. Gleichzeitig lassen sich Texte grammatikalisch verbessern oder verständlicher formulieren, ohne den fachlichen Inhalt zu verändern. Der zentrale Effekt liegt jedoch in der Zeitersparnis: „Pflegekräfte müssen Berichte nicht mehr eintippen oder später manuell nacharbeiten, sondern können Beobachtungen direkt während oder unmittelbar nach dem Einsatz mobil einsprechen“, erklärt Gruhn. So passe die Dokumentation deutlich besser in den Pflegealltag.
Praxisbeispiel: Mehr Dokumentation – aber weniger Aufwand
Welche konkreten Benefits solche Funktionen in der Praxis haben können, zeigt das Beispiel der AKA Monika Kirnich GmbH & Co. KG in Altötting. Der ambulante Pflegedienst arbeitet seit 2023 vollständig digital mit den Softwarelösungen von euregon – und setzt im Alltag auch die KI-gestützten Funktionen der .snap-Plattform ein. Dennoch gab es im Alltag immer wieder Herausforderungen bei der Dokumentation. „Im Pflegealltag fehlte oft die Zeit für ausführliche Dokumentation. Diktierte Texte mussten anschließend mühsam korrigiert werden“, berichtet Peter Hausladen, Geschäftsführer und Pflegedienstleitung des Unternehmens. Häufig sei daher geplant gewesen, Berichte später im Büro nachzutragen – was im hektischen Alltag jedoch nicht immer umgesetzt werden konnte.
Seit der Einführung KI-gestützter Funktionen habe sich das deutlich verändert. Vor allem der Zeitaufwand für die Dokumentation im Pflegealltag habe sich spürbar reduziert: „Meine Kollegen und ich dokumentieren durch die deutliche Vereinfachung wesentlich mehr als früher – schlicht und ergreifend, weil es schneller und einfacher geht“, sagt Hausladen. Auch sprachliche Besonderheiten spielen dabei eine Rolle.
„Wir arbeiten hier im tiefsten Oberbayern an der Grenze zu Niederbayern und Österreich. Unsere Mundart entspricht nicht immer der hochdeutschen Grammatik. Die KI wandelt das Gesprochene aber in verständliche Texte um. Das erleichtert die Dokumentation enorm.“
Peter Hausladen
Niedrigere Hemmschwelle für Pflegeberichte
Ähnliche Erfahrungen macht auch der ambulante Dienst Krimmer – Ihr Pflegedienst in Braunsbach. Auch dieser Pflegedienst arbeitet mit den Lösungen von euregon und nutzt die sprachbasierte Dokumentation innerhalb der .snap-Pflegesoftware im täglichen Pflegebetrieb. Dort wurde die sprachbasierte Dokumentation ebenfalls eingeführt, um den Dokumentationsprozess zu vereinfachen und Zeit zu sparen. „Die Dokumentation gehört zum Pflegealltag dazu, bindet aber viel Zeit – Zeit, die eigentlich der Pflege der Menschen zugutekommen sollte“, erklärt Inhaber Knut Krimmer.
Seit der Einführung von .snap Speech habe sich der Umgang mit Pflegeberichten deutlich verändert – insbesondere im Hinblick auf den Zeitaufwand für die Dokumentation: „Einen Pflegebericht per Spracheingabe zu diktieren, fällt vielen Mitarbeitenden deutlich leichter, als längere Texte auf einem mobilen Gerät zu tippen.“ Das führe dazu, dass Berichte häufiger und ausführlicher erstellt würden. „Unsere Dokumentation ist heute vollständiger und besser nachvollziehbar“, so Krimmer. Gerade in Situationen mit engem Zeitplan – etwa zwischen zwei Einsätzen – zeige sich der Vorteil besonders deutlich.
KI-Unterstützung bei der Strukturierten Informationssammlung
Auch bei der Strukturierten Informationssammlung (SIS) kann KI eine unterstützende Rolle spielen. Aus dem Erstgespräch ergeben sich zahlreiche Informationen, die anschließend strukturiert dokumentiert werden müssen. Hier kann KI helfen, Inhalte aus Gesprächen aufzubereiten und den passenden Bereichen zuzuordnen. Pflegekräfte prüfen und ergänzen diese Vorschläge anschließend fachlich – die Verantwortung bleibt damit klar beim Menschen.
„Die KI ersetzt nicht die Fachlichkeit der Pflegekräfte. Sie unterstützt lediglich bei der Formulierung und Strukturierung der Inhalte“, betont Krimmer. Erste Erfahrungen zeigten bereits, dass sich der Zeitaufwand für die Erstellung einer SIS spürbar reduzieren lasse.
Qualität, Transparenz und Prüfsicherheit
Eine konsistente und nachvollziehbare Dokumentation ist nicht nur für den Arbeitsalltag wichtig, sondern auch für Prüfsituationen. Sie schafft Transparenz darüber, welche Maßnahmen durchgeführt wurden, welche Beobachtungen gemacht wurden und welche Schritte als nächstes erforderlich sind.
KI kann hier unterstützen, indem sie Dokumentation zeitnaher, vollständiger und konsistenter macht. Wenn Pflegeberichte direkt vor Ort eingesprochen werden können, gehen weniger Informationen verloren. Gleichzeitig helfen automatisierte Strukturen dabei, Inhalte verständlicher und besser nachvollziehbar aufzubereiten.
Neue Freiräume für Pflege und Organisation
Für Pflegeeinrichtungen entstehen dadurch auch organisatorische Vorteile. Wenn Dokumentation weniger Zeit in Anspruch nimmt, wirkt sich das unmittelbar auf den gesamten Pflegealltag aus. Werden Dokumentationsprozesse einfacher und schneller erledigt, entstehen neue Freiräume – sowohl für Pflegekräfte als auch für Pflegedienstleitungen. „Es werden automatisch Kapazitäten für andere wichtige Aufgaben frei“, erklärt Krimmer. Dazu gehörten etwa organisatorische Themen, Qualitätsentwicklung oder die Begleitung der Mitarbeitenden.
Auch bei der Mitarbeitergewinnung könne moderne Technologie eine Rolle spielen. Digitale Arbeitsprozesse und der Einsatz neuer Technologien würden zunehmend als Zeichen eines modernen und attraktiven Arbeitgebers wahrgenommen. So stärkt die Nutzung geeigneter KI-Features zudem die Arbeitgebermarke eines ambulanten Pflegedienstes.
Fazit
Die Beispiele aus der Praxis zeigen: Künstliche Intelligenz kann in der ambulanten Pflege insbesondere dort wirkungsvoll sein, wo sie konkrete Alltagsprobleme adressiert. Sprachbasierte Dokumentation, intelligente Strukturierung von Informationen und Unterstützung bei komplexeren Dokumentationsprozessen können Pflegekräfte zeitlich spürbar entlasten.
Entscheidend ist dabei, dass KI nicht die fachliche Verantwortung ersetzt, sondern als Assistenzsystem eingesetzt wird. Richtig integriert kann sie dazu beitragen, Dokumentationsprozesse zu vereinfachen, Qualität und Transparenz zu erhöhen und Pflegeeinrichtungen langfristig zukunftsfähig aufzustellen.
