Als das ganze „Theater“ anfing….

Wir, mein Partner und ich, waren total irritiert. Ich kam Anfang März aus meinem Urlaub wieder in das Büro nach Fahrenkrug bei Bad Segeberg und Corona war plötzlich allgegenwärtig.

Zur Historie:

Wir betreiben in Fahrenkrug seit etwas über einem Jahr einen ambulanten Pflegedienst und eine Tagespflege. Den Betrieb haben wir von der Gründerin übernommen. Zu unserer großen Freude blieb das gesamte Mitarbeiterteam und wagte mit uns gemeinsam die nächsten Schritte.

Der Betrieb war in seinen ersten 15 Jahren klassisch Inhaber geprägt. Gab es ein Problem, dann hat sich die Inhaberin darum gekümmert und die Mitarbeiter entlastet. Wir wünschten uns für unsere Mitarbeiter mehr Selbständigkeit und Flexibilität. Wir wollten kleine kreative Teams, die aus sich heraus Ideen entwickeln, Entscheidungen treffen und auch die Verantwortung dafür übernehmen. Fehler machen ist ausdrücklich gewollt. Die Teams sollen aus ihren Fehlern lernen. Viele Gespräche waren notwendig. Heute haben wir einen gefühlten ersten Meilenstein geschafft.

Was ist mit Beginn von Corona bei uns passiert:

Nachdem wir Mitte März die Tagespflege von Amts wegen schließen mussten, fingen die Teams an, sich mehr miteinander auszutauschen. Sie begannen Ideen zu entwickeln, diese Ideen zu überprüfen und Entscheidungen vor zu bereiten. Alle wichtigen externen Partner wurden angesprochen, Angebote eingeholt und als Entscheidungsgrundlage vorbereitet. Mit der IT wurde der Zeitraum für die technische Umsetzung festgelegt. Die Mitarbeiter haben einen Teil unseres Netzwerkes selbständig genutzt, um das Projekt bei der Geschäftsleitung vor zu stellen und durch zu setzen. Wir haben es in der Vergangenheit auch immer so gehandhabt, dass das Leitungsteam bei den Gesprächen mit den Netzwerkpartnern immer dabei war. Mittlerweile suchen die Mitarbeiter eigene Netzwerkpartner aus, mit denen wir eine gemeinsame Philosophie leben.

Wir waren die ganze Zeit nicht involviert. Natürlich hatten wir auch unsere Vorstellungen, wie wir diese Zeit sinnvoll und zukunftsweisend nutzen können. Dann kam´s… 

Der „Wille“ des Teams:

Ich war dann alleine in Fahrenkrug und wurde zum Gespräch in unsere allseits geliebte Küche gebeten. Da saßen wir nun bei Kaffee und Keksen zusammen und das Leitungsteam stellte mir die ausgearbeitete Idee respektive das ausgearbeitet Konzept vor.

„Da wir alle derzeit weniger Stunden in der Pflege bei unseren Kunden verbringen, haben wir alle etwas mehr Zeit für alle Dinge, die nicht Pflege sind. Sämtliche Akten sind auf dem neuesten Dokumentationsstand nach „SYS“. Eine Übertragung in unsere Software von Medifox ist eine manuelle „Fleißarbeit“ mit überschaubarem Umfang. Wir sind dann auch gut vorbereitet, wenn die Umstellung auf die QPR -Dokumentation erfolgt.“

Vielleicht sind wir dann auch die ersten Anwender, die Medifox als Software nutzen und die Integration der Sturzpräventions-App von Lindera, auch einer unserer wichtigen Netzwerkpartner, ist dann bereits abgeschlossen.

Ich war für den ersten Moment etwas sprachlos. Gut so, denn das war noch nicht alles:

„In Abstimmung mit Medifox haben wir einen Zeitplan inklusive Videoschulung erarbeitet, Handys können bestellt werden und die IT haben wir auch prüfen lassen. Wir wollen die Zeit nutzen und Alle wollen sich voll auf die Digitalisierung stürzen.“ 

Mittlerweile setzte bei mir wohl die „Schnappatmung“ ein und mein Mund stand so weit offen, dass einfach weiter präsentiert wurde.

„Dokumentation, Tourenplan, Dienstplan… alles nur noch über das Smartphone und die Cloud. Wenn Sie (Chef) noch das finanzielle regeln, kann es am 22. April 2020 losgehen!“

Und jetzt?

Nun stand ich da, war eigentlich total perplex; aber trotzdem total begeistert. Das war genau das, was wir uns wünschten und wollten!! Diese Zeit zu nutzen, um gestärkt und mit hoch motivierten Mitarbeitern in die Zeit nach Corona zu starten. Parallel ist unsere neue (vorher gab es keine) Homepage kurz vor der Fertigstellung. Das ist natürlich ein Paukenschlag.

Wir haben GEMEINSAM entschieden: Wir machen das! Wir schaffen das! Wir wollen das!

Also fing ich an mit unseren Netzwerkpartnern zu sprechen. Zuerst mit unserer Hausbank, der DKB. Die war total begeistert. Während des Gespräches fiel mir ein, dass wir im Rahmen eines Digitalisierungskongresses ein Finanzierungskonzept präsentiert bekommen haben, dass hier vielleicht zum Einsatz kommen kann. Sämtliche Vorlaufkosten werden über die Bank zwischenfinanziert und das ganze Paket anschließend an eine Leasinggesellschaft durchgereicht. Mit der Leasingrate können wir dann in die Pflegesatzverhandlung gehen und können uns so die gesamte Investition über den Pflegesatz refinanzieren lassen. Danach haben wir mit unserem Mobilfunkanbieter geklärt, welches Netz die bessere Netzabdeckung in unserer Region hat. Nach der technischen Überprüfung haben wir uns für Vodafone entschieden. Tarife besprochen und ein robustes Smartphone ausgewählt. Wichtig hier ist auch das Aufsetzen eines MDM-Systems für sämtliche Handys.

Unser IT-Berater hat unsere gesamte Hardware auf die Leistungsfähigkeit und das Netzwerk auf Geschwindigkeit geprüft und uns im Hinblick auf „Cloud-Computing“ neue Hardware und größere Monitore für jeden Arbeitsplatz empfohlen.

Damit nicht genug. Der bestehende Internetanschluss wird auch noch optimiert. Das „Cloud-Computing“ soll ja auch Spaß machen.

Das Paket ist rund und wir warten jetzt alle ganz gespannt auf den Startschuss am 22. bzw. 23. April 2020.

Und das wartet auf uns:

Einspielung der Software Updates, Eingabe bzw. Übernahme der Daten, Schulung aller Mitarbeiter, Testläufe, etc.

Wir gehen davon aus, dass wir spätestens am 1. Juli 2020 „Live“ sind.

Das ist dann rechtzeitig vor den großen Sommerferien, die in diesem Jahr sicherlich ganz anders aussehen werden als wir es aus den letzten Jahren kannten. Wir sind fest davon überzeugt, dass wir mit unserem zukunftsweisenden Engagement durch die Mitarbeiter, einen großen Beitrag leisten, dass während Corona ein nach Corona realistisch und konkret ist.

Fazit:

Ich bin dem gesamten Team sehr sehr dankbar, für diese tolle Entwicklung und finde einen unserer Leitsätze zum Arbeitsplatz der Zukunft wirklich gelebt:

„… wir werden uns in einer Wertegemeinschaft zusammenfinden, in der jeder das leistet, was er zu leisten bereit ist, um die gemeinsamen gesetzten Ziele zu erreichen.“


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