Ambulante Pflegedienste stehen vor der Herausforderung, steigende Dokumentationspflichten, wachsenden Fachkräftemangel und stetig komplexer werdende Kommunikationsanforderungen gleichzeitig zu bewältigen. Digitale Lösungen werden dabei oft nur als zusätzliche Belastung wahrgenommen. Strategisch richtig eingesetzt, kann eine integrierte digitale Infrastruktur jedoch genau das Gegenteil bewirken und für Entlastung sorgen: Sie reduziert administrative Aufwände, vermeidet Medienbrüche und schafft Freiräume für das, worauf es in der Pflege wirklich ankommt – Zeit für den Menschen.
Wachsende Anforderungen treffen auf begrenzte Ressourcen
Der Arbeitsalltag ambulanter Pflegedienste ist heute von einer Vielzahl paralleler Herausforderungen geprägt. Neben der eigentlichen pflegerischen Versorgung nehmen insbesondere Aufwände durch das Bewältigen administrativer Aufgaben immer mehr zu. Dokumentationspflichten werden umfangreicher, Abrechnungsprozesse komplexer und die Kommunikation mit Ärzten, Apotheken und Kostenträgern anspruchsvoller. Gleichzeitig verschärft der Fachkräftemangel die Situation zusätzlich.
Wie stark papierbasierte Prozesse Einrichtungen belasten können, beschreibt beispielsweise Frank Lehmköster, Geschäftsleiter der Pflegewerk Standorte Köln und Pulheim, wo seit 2003 mit der Pflegesoftware .snap ambulant von euregon gearbeitet wird, rückblickend: „Zu Beginn jedes Monats, ehe wir die papierlosen Lösungen von euregon einführten, waren mehrere Leitungs- und Verwaltungskräfte über Tage hinweg damit beschäftigt, große Papierberge zu sichten, Leistungen händisch zu prüfen und fehlende Unterschriften nachzufordern. Dieser enorme Zeit- und Personalaufwand war auf Dauer nicht zukunftsfähig.“ Besonders die Vorbereitung auf MD-Prüfungen habe erheblichen organisatorischen Druck erzeugt.
Auch bei der Diakonie Donau-Ries gemeinnützige GmbH waren die Herausforderungen vor der Lösungsimplementierung durch euregon klar spürbar. Die Diakonie arbeitet bereits seit 2011 in ihren ambulanten Diensten und teilstationären Einrichtungen mit euregon-Lösungen und setzt seitdem u.a. snap MDAs ein. Dabei kommen .snap Centro in den teilstationären Einrichtungen und .snap ambulant bei den ambulanten Diensten zum Einsatz.
„In früheren Zeiten gab es weniger Erfordernis zu Dokumentation und Bürokratie; dies hat sich auch ganz im positiven Sinn von Transparenz, Rechtssicherheit und Datenschutz gewandelt. Früher war es sehr herausfordernd, alle Abläufe im Blick zu behalten.“
Beatrix Meyr-Digeser, Gesamtleitung ambulante und teilstationäre Pflege
„Es wird somit deutlich, dass ambulante Pflegedienste aktuell mit mehreren parallelen Problemfeldern kämpfen“, erklärt Stephan Melzer, Vertriebsleitung bei der euregon AG. Die beiden Einrichtungen – Pflegewerk Köln und Diakonie Donau-Ries – setzen daher seitdem bewusst auf die integrierte Lösung .snap ambulant, um ihre Prozesse strukturiert zu digitalisieren – denn:
„Steigende Dokumentationspflichten, Medienbrüche in der Kommunikation und fragmentierte IT-Strukturen belasten den Alltag erheblich.“
Stephan Melzer
Fachkräftemangel und Dokumentationsdruck als strukturelles Risiko
Gerade die Kombination aus Personalmangel und zunehmenden regulatorischen Anforderungen führt zu einer spürbaren Überlastung vieler Einrichtungen, wenn Pflegekräfte künftig immer mehr Zeit auch mit administrativen Tätigkeiten verbringen müssen.
Beim Pflegewerk Köln war insbesondere der wiederkehrende Aufwand zur Monatsabrechnung ein Auslöser für Veränderungen und die konsequente Umsetzung in Richtung Telematikinfrastruktur, berichtet Frank Lehmköster: „Früher dauerte die Abrechnung nahezu eine Woche, heute benötigen wir lediglich zwei bis drei Tage.“ Der Wegfall von Drucken, Sortieren und postalischem Versand durch den Einsatz von .snap ambulant spare nun hingegen mehrere Stunden pro Abrechnungslauf.
Auch die Diakonie Donau-Ries betont den strukturellen Mehrwert integrierter Prozesse. Ziel der Implementierung sei es gewesen, Mehrfachdokumentation zu vermeiden, Medienbrüche zu reduzieren, die effektive Unterstützung in Sachen Steuerung des Pflegeprozesses durch die Pflegefachpersonen zu gewinnen wie auch bei der Verdichtung der Arbeitslast den Pflegedienst effizient zu steuern.
„Diese Schere zwischen Anspruch und Realität lässt sich langfristig nur durch strukturelle Digitalisierung schließen.“
Stephan Melzer
Einzelne Insellösungen reichten dafür nicht aus – gefragt seien stattdessen durchgängige, integrierte Systeme, wie eben bspw. in Form von .snap ambulant.
Die Telematikinfrastruktur: Pflicht oder Potenzial?
Die Telematikinfrastruktur (TI) bildet die Grundlage für sichere, standardisierte und medienbruchfreie Kommunikation im Gesundheitswesen. Über Anwendungen wie KIM (Kommunikation im Medizinwesen) lassen sich so Informationen verschlüsselt und nachvollziehbar austauschen.
Der in die Pflegesoftware integrierte KIM-Mailclient von euregon sorgt dafür, dass diese Informationen direkt im richtigen fachlichen Kontext ankommen – etwa unmittelbar beim jeweiligen Klienten oder im passenden Vorgang. Eingehende Nachrichten müssen auf diese Weise nicht mehr manuell weitergeleitet oder zugeordnet werden, sondern stehen dort zur Verfügung, wo sie im Arbeitsalltag tatsächlich benötigt werden. Damit entsteht eine verlässliche Basis für eine effiziente, medienbruchfreie Zusammenarbeit zwischen Pflegeeinrichtungen, Ärzten, Apotheken und weiteren Beteiligten.
Während das Pflegewerk Köln seit Mai 2025 die Bereiche § 36, § 45.b sowie § 39 über die TI abrechnet und von einer stabilen Systemumgebung berichtet, schildert Beatrix Meyr-Digeser von der Diakonie Donau-Ries noch bestehende Hürden in der Praxis: „Es könnte so schön sein, wenn wir Gegenüber hätten, bezogen auf die kooperierenden Arztpraxen, die diese sichere Datenautobahn im Gesundheitswesen auch nutzen. Häufig landen wir in einer Sackgasse – wie bei einem Anruf, bei dem keiner abnimmt.“ Gleichzeitig betont sie: „Wenn die Möglichkeiten der TI genutzt werden, ist sie hervorragend und datenschutzrechtlich sicher. Wir sind dazu bereit und wollen loslegen.“
Der nächste entscheidende Schritt wird sein, dass sich die Akteure regional vernetzen, an einen Tisch kommen, und so den Mehrwert reihum für sich erkennen, was wiederum Motivation schafft. „Wer die TI nur als Pflichtübung betrachtet, verschenkt enormes Potenzial“, betont Melzer. Entscheidend sei folglich die vollständige Integration in die Branchensoftware.
Digitale Leistungsnachweise und Abrechnung ohne Medienbrüche
Ein praxisnahes Beispiel für die Umsetzung solcher integrierten Prozesse bietet .snap ambulant von euregon, indem die Lösung die Dokumentation, mobile Leistungserfassung, Abrechnung und die Anbindung an die Telematikinfrastruktur in einer durchgängigen Anwendung bündelt. So unterstützt die Software ambulante Dienste dabei, Leistungen mobil zu erfassen, Informationen medienbruchfrei weiterzuverarbeiten und administrative Abläufe konsequent zu automatisieren.
Zentraler Baustein ist dabei der elektronische Leistungsnachweis. Leistungen werden mobil beim Klienten erfasst, elektronisch signiert und anschließend direkt in die Abrechnung überführt. Die Übermittlung an Kostenträger erfolgt verschlüsselt über die TI.
Beim Pflegewerk Köln erfolgt die Leistungserfassung seit Mai 2022 vollständig mobil. „Pflegeberichte, Wunddokumentationen und Vitalzeichen werden direkt vor Ort erfasst. Durchführungskontrollen und Leistungsnachweise müssen nicht mehr nachträglich geführt werden“, so Lehmköster. Die elektronische Abrechnung spare nicht nur Zeit, sondern auch Papier-, Druck- und Portokosten.
Beatrix Meyr-Digeser ergänzt: „Die vollelektronische Abrechnung nach § 105 SGB XI in der ambulanten Pflege ist in Bayern erst seit dem 01.04.2025 über den Abrechnungsweg innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI) möglich – die großen Pflegekassen sind seit 01.07.2025 annahmefähig. Von daher freuen wir uns bei der Diakonie Donau-Ries zwischenzeitlich über die Möglichkeit zur eAbrechnung. Der elektronische Leistungsnachweis wird genutzt – seitdem dies in Bayern möglich ist.“
„Der gesamte Abrechnungsprozess wird transparenter, schneller und deutlich fehlerärmer“, erläutert Melzer. Rückmeldungen der Pflegekassen lassen sich automatisiert zuordnen, was die Nachverfolgung erheblich erleichtert.
Integriertes Medikationsmanagement als Sicherheitsfaktor
Auch im Medikationsmanagement zeigt sich der Mehrwert integrierter digitaler Prozesse. Verordnungen, Medikationspläne und Änderungen können digital übernommen und geprüft werden, ohne dass zeitaufwendige manuelle Erfassungsschritte erforderlich sind.
In der Praxis werden die relevanten Informationen nicht per Dokumentenscan erfasst, sondern über einen angepassten Barcodescanner ausgelesen: Der auf der Verordnung enthaltene Barcode wird erfasst und die dahinterliegenden Daten anschließend strukturiert in die Pflegesoftware .snap ambulant übernommen. Dadurch lassen sich Fehlerquellen deutlich reduzieren und Prozesse spürbar beschleunigen.
„Gerade bei Medikamenten sind Übertragungsfehler ein erhebliches Risiko. Digitale Prozesse reduzieren diese Fehlerquellen und verbessern die Zusammenarbeit mit Ärzten spürbar“, so Melzer.
Qualität, Transparenz und Sicherheit als messbarer Gewinn
Beide Anwender berichten zudem von deutlich verbesserter Transparenz. Beim Pflegewerk Köln ist jederzeit nachvollziehbar, welche Pflegekraft wann welche Leistungen erbracht hat. Fehler können unmittelbar erkannt und korrigiert werden.
Meyr-Digeser hebt für die Diakonie Donau-Ries insbesondere die strukturierte Archivierung hervor: Dokumente, Berichte und pflegerelevante Informationen werden klientenbezogen gespeichert. Aufbewahrungsfristen lassen sich revisionssicher einhalten, Berechtigungen sind klar geregelt.
„Rechtssicherheit ist kein Zusatz, sondern Grundvoraussetzung“, betont Melzer. Datenschutz, DSGVO-Konformität und zertifizierte Cloud-Infrastrukturen seien integrale Bestandteile moderner Pflegesoftware.
Zeit- und Sicherheitsgewinne dort, wo sie gebraucht werden
Die größte Entlastung zeigt sich laut Pflegewerk Köln in der Administration: Statt einer Woche Abrechnungsarbeit in der Verwaltung werden nur noch wenige Tage benötigt. Für Pflegekräfte vor Ort beim Klienten bedeutet die Echtzeit-Dokumentation mehr Zeit für die direkte Versorgung, da eine umständliche papiergebundene Dokumentation wegfällt.
Die Diakonie Donau-Ries sieht den größten Gewinn in der strukturierten, zentralen Datenhaltung: „Digitalisierung verhindert doppelte Arbeit, da Vorausgegangenes jederzeit nachvollziehbar ist.“ Gleichzeitig ermögliche Echtzeit-Controlling eine verbesserte betriebswirtschaftliche Steuerung.
Ausblick: Digitalisierung als Gemeinschaftsaufgabe
Beide Einrichtungen messen digital integrierten Prozessen einen hohen strategischen Stellenwert bei. Das Pflegewerk Köln zieht ein klares Fazit: „Der Aufwand lohnt sich. Eine fundierte Vorbereitung und kontinuierliche Evaluation sind entscheidend.“
Die Diakonie Donau-Ries weist auf systemische Herausforderungen hin, sieht jedoch klare Perspektiven: „Mit euregon haben wir einen verlässlichen Partner, der mit uns vorneweg geht.“
„Es zeigt sich, dass die TI zur unverzichtbaren Basisinfrastruktur in der ambulanten Pflege wird“, fasst Melzer zusammen. Einrichtungen, die heute strategisch investieren, sichern sich daher langfristig Effizienz, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit.
Fazit
Die Erfahrungen der Anwender von .snap ambulant zeigen: Digitale Prozesse und eine integrierte Telematikinfrastruktur sind kein abstraktes Zukunftskonzept, sondern konkrete Werkzeuge zur Entlastung ambulanter Pflegedienste. Effizienzgewinne, Transparenz und Rechtssicherheit werden dort deutlich spürbar, wo Prozesse ganzheitlich digitalisiert und konsequent integriert werden. Entscheidend ist dabei nicht nur die Technologie, sondern die Bereitschaft aller Beteiligten, digitale Möglichkeiten aktiv zu nutzen.
