Digitalisierung soll Pflegekräfte entlasten, doch manchmal bewirkt sie zunächst das Gegenteil. Ein Praxisbeispiel aus einer Berliner Pflegeeinrichtung zeigt, warum: Wo analoge Abläufe, Medienbrüche und neue digitale Prozesse aufeinandertreffen, kann eine Software zusätzliche Arbeit schaffen, statt sie zu reduzieren. Entscheidend ist deshalb nicht allein die Technik, sondern der Blick auf die tatsächlichen Arbeitsprozesse und die Menschen, die mit der Lösung arbeiten. Der Artikel zeigt, welche Rolle Prozessarbeit, technische Integration und die Beteiligung der Mitarbeitenden spielen und worauf es ankommt, damit Digitalisierung im Pflegealltag am Ende wirklich entlastet.
Digitalisierung ist mehr als die Einführung einer Software
Wenn Pflegeeinrichtungen über Digitalisierung sprechen, geht es häufig zunächst um konkrete Technologien: Pflegesoftware, Tablets, Telematikinfrastruktur oder Kommunikation im Medizinwesen (KIM). Die Technik ist jedoch nur ein Teil des Veränderungsprozesses. Das Bundesministerium für Gesundheit bezeichnet digital unterstützte Versorgungsprozesse in seiner aktuellen Digitalisierungsstrategie „GEMEINSAM DIGITAL 2026“ als eines von drei zentralen Handlungsfeldern. Ziel ist unter anderem, Versorgung durch digitale Möglichkeiten effizienter und qualitativ besser zu gestalten (BMG, 2026).
Damit verschiebt sich der Blickwinkel. Die zentrale Frage lautet nicht nur, welche Technologie eingeführt werden soll. Entscheidend ist auch, wie Informationen und Aufgaben innerhalb einer Einrichtung tatsächlich fließen: Wer erfasst eine Information? Wer verarbeitet sie? Wo wird sie gespeichert? Wer muss sie erneut übertragen? Und an welcher Stelle entstehen Wartezeiten oder Doppelarbeiten?
Ein schlechter Prozess wird durch Digitalisierung nicht automatisch besser
Eine 2026 veröffentlichte Scoping Review von Wittich et al. untersucht Barrieren und fördernde Faktoren bei der Implementierung digitaler Gesundheitstechnologien. Die Autorinnen und Autoren werteten 238 Publikationen aus. Als relevante Einflussfaktoren werden unter anderem organisatorische Strukturen, Führung, Ressourcen, digitale Kompetenzen und die Einbindung der Nutzerinnen und Nutzer beschrieben. Auch die Passung digitaler Technologien zu bestehenden Arbeitsabläufen spielt eine Rolle (Wittich et al., 2026).
Daraus lässt sich nicht ableiten, dass Digitalisierung ohne Prozessarbeit zwangsläufig scheitert. Die Evidenz stützt aber eine vorsichtigere und zugleich wichtige Aussage: Der Erfolg einer digitalen Technologie hängt nicht allein von ihrer technischen Funktionalität ab. Auch die organisatorischen Bedingungen, in denen sie eingesetzt wird, sind entscheidend (Wittich et al., 2026).
Pflegeeinrichtungen haben besondere Voraussetzungen
Die organisatorische Seite der Digitalisierung ist gerade in der Pflege relevant. Die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales veröffentlichte INQA-Handlungshilfe „Digitale Transformation in Pflegeeinrichtungen“ weist darauf hin, dass Pflegeeinrichtungen aufgrund begrenzter finanzieller Mittel häufig nicht über eigene Stellen für Personal- und Organisationsentwicklung verfügen. Auch die IT-Betreuung werde vielfach zusätzlich zu anderen Aufgaben übernommen (BMAS / INQA, 2023).
Damit findet Digitalisierung häufig unter Bedingungen statt, unter denen gleichzeitig der laufende Betrieb aufrechterhalten werden muss. Eine neue Anwendung soll möglichst schnell funktionieren, während Pflege und Betreuung unverändert weiterlaufen. Genau hier entsteht die Gefahr, dass technische Einführung und organisatorische Veränderung getrennt voneinander betrachtet werden.
Praxisbeispiel aus Berlin: Das Fax als Teil einer ganzen Prozesskette
Wie eng Technik und Arbeitsabläufe miteinander verbunden sind, zeigt ein Praxisbeispiel aus dem Haus Pflege & Wohnen Anna Maria Gerhardt der Evangelischen Johannesstift Altenhilfe gGmbH in Berlin. Das Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege veröffentlichte dazu ein Interview mit Frank Nimrich, dem Projektleiter der Einrichtung (Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege, 2026).
Vor der Einbindung in die Telematikinfrastruktur war das Fax laut Nimrich das wichtigste Kommunikationsmittel für den Austausch mit ärztlichen Praxen. Das zentrale Faxgerät befand sich im dritten Stock. Eingehende Unterlagen mussten anschließend in die entsprechenden Wohnbereiche gebracht, eingescannt und in der Papierakte abgelegt werden. Relevante Informationen wurden zusätzlich händisch in das Primärsystem übertragen. Bei Rückfragen verbrachten Mitarbeitende teilweise Zeit in den Telefonwarteschlangen ärztlicher Praxen. Auch handschriftliche Faxe konnten die Bearbeitung erschweren (Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege, 2026).
Das eigentliche Problem war nicht nur das Faxgerät
Der Ablauf macht deutlich, dass das Faxgerät lediglich ein Bestandteil eines größeren Prozesses war. Zwischen dem Eingang einer Information und ihrer Nutzung in der Pflege lagen mehrere Arbeitsschritte: Transport, Scan, Ablage und manuelle Übertragung in ein weiteres System.
Genau hier beginnt Prozessarbeit. Statt ausschließlich zu fragen, welches technische Gerät ersetzt werden soll, wird der gesamte Informationsfluss betrachtet. Welche Information kommt an? Wer muss sie erhalten? Wo wird sie benötigt? Welche Arbeitsschritte sind notwendig und welche entstehen nur aufgrund des bestehenden Kommunikationsweges? Diese Perspektive ist entscheidend, weil eine technische Lösung einen bestehenden Prozess nicht automatisch verändert.
Auch eine digitale Lösung kann neue Medienbrüche erzeugen
Das Praxisbeispiel des Johannesstifts zeigt diesen Punkt besonders deutlich. Bei der Einführung von KIM wurde zunächst eine Lösung eingesetzt, bei der die Kommunikation über das konzernweite E-Mail-Programm lief. Nach den Erfahrungen der Einrichtung entstand dabei ein Medienbruch zwischen dem E-Mail-Programm und dem Primärsystem. Erst die direkte Integration von KIM in das Primärsystem führte laut Projektleiter zu größeren Vorteilen im Arbeitsalltag (Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege, 2026).
Damit liefert der Praxisbericht ein anschauliches Beispiel für eine zentrale Herausforderung der Digitalisierung: Eine Anwendung kann technisch funktionieren und trotzdem organisatorisch nicht optimal in einen Arbeitsablauf passen.
Die Integration in den Arbeitsprozess macht den Unterschied
Im weiteren Verlauf wurde die KIM-Kommunikation stärker in die bestehenden Abläufe integriert. Die Wohnbereiche erhielten jeweils eigene KIM-Adressen. Nachrichten können laut Praxisbericht direkt aus der Pflegesoftware verschickt werden. Für wiederkehrende Kommunikationsvorgänge stehen Vorlagen zur Verfügung; Dokumente wie Sturzprotokolle oder Medikamentenpläne können angehängt werden. Der Kommunikationsverlauf kann in der jeweiligen Patientenakte nachvollzogen werden (Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege, 2026).
Der entscheidende Unterschied liegt damit nicht allein darin, dass eine Nachricht digital versendet wird. Die Information wird stärker mit dem bestehenden digitalen Arbeitsprozess verbunden.
Mitarbeitende kennen die tatsächlichen Umwege
Prozessarbeit bedeutet deshalb zunächst, den Ist-Zustand sichtbar zu machen. Mitarbeitende sind dabei eine wichtige Informationsquelle, weil sie die tatsächlichen Abläufe kennen. Dazu gehören auch informelle Umwege, Doppelarbeiten und Ausnahmen, die in formalen Prozessbeschreibungen möglicherweise nicht erfasst sind.
Die INQA-Handlungshilfe setzt entsprechend auf einen strukturierten Transformationsprozess und soll Pflegeeinrichtungen dabei unterstützen, Digitalisierung systematisch zu gestalten. Dabei geht es nicht nur um einzelne technische Anwendungen, sondern um die Gestaltung des Transformationsprozesses insgesamt (BMAS / INQA, 2023).
Pflegesoftware muss tatsächliche Pflegeprozesse unterstützen
Auch die 2024 veröffentlichte Studie „Arbeitsentlastung durch Pflegesoftware“ des Instituts für Innovation und Technik im Auftrag der Bertelsmann Stiftung stellt den Zusammenhang zwischen Software und tatsächlichen Pflegeprozessen in den Mittelpunkt. Die Autorinnen und Autoren untersuchen unter anderem, welche Leistungen neuartige Pflegesoftware erbringen sollte, um Entlastungspotenziale zu schaffen, und welche Voraussetzungen aufseiten der Einrichtungen und Mitarbeitenden erforderlich sind, damit diese Potenziale tatsächlich realisiert werden können (Dassel et al., 2024).
Die Studie fokussiert auf die stationäre Langzeitpflege. Ein wesentliches Kriterium ist dabei, dass Software tatsächliche Pflegeprozesse umfassend unterstützen, organisieren oder automatisieren kann. Damit wird deutlich: Eine digitale Anwendung ist nicht allein deshalb hilfreich, weil sie Funktionen anbietet. Entscheidend ist ihr konkreter Beitrag zum Arbeitsprozess (Dassel et al., 2024).
Digitalisierung darf keine zusätzliche Arbeitsschicht erzeugen
Besonders problematisch wird Digitalisierung, wenn der bisherige Ablauf unverändert bestehen bleibt und lediglich ein zusätzlicher digitaler Arbeitsschritt hinzukommt. Dann kann aus einem analogen Medienbruch ein digitaler Medienbruch werden. Das Berliner Praxisbeispiel illustriert diesen Zusammenhang. Die erste KIM-Lösung beseitigte nach den Erfahrungen der Einrichtung nicht alle Schnittstellen. Erst die direkte Integration in das Primärsystem verbesserte den Ablauf aus Sicht des Johannesstifts deutlich. Das Beispiel ist dabei ausdrücklich als Praxiserfahrung einzuordnen. Es handelt sich nicht um eine unabhängige wissenschaftliche Evaluation der Wirksamkeit von KIM (Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege, 2026).
Beteiligung und Führung gehören zur Prozessarbeit
Die wissenschaftliche Literatur zeigt ebenfalls, dass die Einführung digitaler Gesundheitstechnologien nicht allein eine IT-Frage ist. Wittich et al. beschreiben neben technischen Faktoren auch menschliche und soziale Faktoren sowie Organisationsstrukturen und Management als relevante Dimensionen der Implementierung. Zu den fördernden Faktoren zählen unter anderem Führung, Einbindung der Nutzerinnen und Nutzer sowie entsprechende Kompetenzen (Wittich et al., 2026).
Auch im Praxisbeispiel des Johannesstifts wird die frühzeitige Information und Einbindung der Mitarbeitenden als Teil des Veränderungsprozesses beschrieben (Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege, 2026).
Prozessanalyse ist kein Selbstzweck
Prozessarbeit bedeutet dabei nicht, möglichst viele Prozessdiagramme zu erstellen. Ihr Zweck ist, konkrete Probleme und Anforderungen sichtbar zu machen.
Ein Prozess lässt sich beispielsweise anhand weniger Fragen untersuchen: Was löst ihn aus? Welche Informationen werden benötigt? Wer ist beteiligt? Welche Systeme werden genutzt? Wo entstehen Medienbrüche? Welche Informationen werden mehrfach erfasst? Wo entstehen Wartezeiten? Und welche Arbeitsschritte könnten durch eine bessere technische Integration entfallen?
Erst auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, welche technische Lösung tatsächlich gebraucht wird.
Technik wird zum Werkzeug statt zum Ausgangspunkt
Diese Perspektive verändert auch die Auswahl von Software. Ausgangspunkt ist nicht die Frage, welche Anwendung besonders viele Funktionen besitzt. Ausgangspunkt ist das konkrete Problem im Arbeitsprozess.
Die aktuelle Digitalisierungsstrategie des BMG verfolgt ebenfalls einen solchen nutzungs- und versorgungsorientierten Ansatz. Sie nennt digital unterstützte Versorgungsprozesse als eines der drei zentralen Handlungsfelder und verbindet Digitalisierung ausdrücklich mit einer Weiterentwicklung der Versorgung. Technologie ist damit nicht das Ziel. Sie ist ein Instrument, um einen konkreten Prozess besser zu gestalten (BMG, 2026).
Der Erfolg muss am veränderten Prozess sichtbar werden
Nach der Einführung einer Technologie sollte deshalb überprüft werden, ob sich der ursprünglich betrachtete Prozess tatsächlich verbessert hat. Bei der Kommunikation mit ärztlichen Praxen können beispielsweise Bearbeitungswege, Medienbrüche, doppelte Dateneingaben oder Wartezeiten betrachtet werden.
Im Johannesstift-Praxisbericht werden unter anderem kürzere Wege und Wartezeiten sowie Einsparungen bei Papier, Toner und Porto als Erfahrungen der Einrichtung genannt. Diese Angaben sind als Erfahrungswerte des Praxispartners einzuordnen und nicht als unabhängig evaluierte Wirksamkeitsnachweise (Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege, 2026).
Fazit: Erst den Prozess verstehen, dann digitalisieren
Digitalisierung in der Pflege ist nicht allein eine technische Aufgabe. Sie verändert Informationsflüsse, Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe. Die wissenschaftliche Literatur zeigt, dass organisatorische Faktoren, Führung, Ressourcen und die Passung zu bestehenden Abläufen für die Implementierung digitaler Technologien entscheidend sind (Wittich et al., 2026).
Die INQA-Handlungshilfe unterstreicht in diesem Kontext die Bedeutung eines strukturierten Transformationsprozesses (BMAS / INQA, 2023). Die Pflegesoftware-Studie des Instituts für Innovation und Technik belegt zudem, dass digitale Anwendungen ihre Entlastungspotenziale erst dann entfalten können, wenn sie tatsächliche Pflegeprozesse gezielt unterstützen (Dassel et al., 2024). Das Berliner Praxisbeispiel macht schließlich konkret sichtbar, dass eine digitale Kommunikationslösung ohne sinnvolle Systemintegration zunächst selbst neue Medienbrüche erzeugen kann (Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege, 2026).
Die zentrale Erkenntnis lautet daher: Gute Technik kann Arbeitsprozesse spürbar unterstützen und vereinfachen – doch sie muss ein zuvor verstandenes Problem adressieren und in den tatsächlichen Arbeitsablauf passen. Für Pflegeeinrichtungen ergibt sich daraus eine klare, praxisnahe Reihenfolge: Prozess verstehen, Problem definieren, Mitarbeitende einbeziehen, Anforderungen formulieren, passende Technik auswählen und anschließend die Wirkung überprüfen.
Digitalisierung beginnt somit nicht beim Kauf einer Software, sondern bei der Arbeit, die durch sie besser werden soll.
Literatur-Tipps aus der Redaktion
- Kubek, Vanessa; Velten, Sebastian; Eierdanz, Frank; Blaudszun-Lahm, Annette (Hrsg.) (2020): Digitalisierung in der Pflege.
- Bleses, Peter; Busse, Britta; Friemer, Andreas (Hrsg.) (2020): Digitalisierung der Arbeit in der Langzeitpflege als Veränderungsprojekt. Springer.
- Krack, Benjamin (2023): Digitale Transformation von Arbeitswelten. Eine aktivitäts- und koordinationstheoretische Analyse am Beispiel der Intensivpflege. Springer Gabler.
- Klösch, Michael (2024): Digitalisierung im Pflege- und Gesundheitswesen. Grundlagen, Erfahrungen und Praxisbeispiele. Hogrefe.
- Lucht, Petra; Kasprick, Lysann; Wiesner, Heike; Dornick, Sahra (Hrsg.) (2026): Die digitale Transformation im Gesundheits- und Pflegesektor. Beltz.
Quellen
Wittich, L.; Rödiger, H.; Rombey, T.; Brecher, A.-L.; Kraft, L.; Sgraja, S.; Stein, V.; Henschke, C. et al. (2026): Navigating the complexities of digital health technology implementation: a scoping review of barriers and facilitators. Implementation Science Communications, 7, 69. DOI: 10.1186/s43058-026-00892-4. Online abgerufen am 14.09.2026 von: https://link.springer.com/article/10.1186/s43058-026-00892-4
Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) / Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) (2023): Digitale Transformation in Pflegeeinrichtungen. Wie sich der Transformationsprozess gestalten lässt. INQA 095, 22. September 2023. Online abgerufen am 14.09.2026 von: https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/Publikationen/inqa-095-digitale-transformation-in-pflegeeinrichtungen-pdf.html
Bundesministerium für Gesundheit (BMG) (2026): GEMEINSAM DIGITAL 2026. Digitalisierungsstrategie für das Gesundheitswesen und die Pflege. Abschlussbericht, Stand Februar 2026. Online abgerufen am 14.09.2026 von: https://www.bundesgesundheitsministerium.de/service/publikationen/details/gemeinsam-digital-2026
Dassel, K.; Busch-Heizmann, A.; Lutze, M. (2024): Arbeitsentlastung durch Pflegesoftware. Auf welche Qualitätskriterien kommt es an? Institut für Innovation und Technik im Auftrag der Bertelsmann Stiftung, 14. März 2024. Online abgerufen am 14.09.2026 von: https://www.bertelsmann-stiftung.de/de/publikationen/publikation/did/arbeitsentlastung-durch-pflegesoftware-1 (DOI: 10.11586/2024004)
Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege (2026): Praxisbeispiel: Effizientere Kommunikation mit KIM. Kurzinterview „Wenige Mausklicks“. Interview mit Frank Nimrich, Projektleiter der Evangelischen Johannesstift Altenhilfe gGmbH, zum Haus Pflege & Wohnen Anna Maria Gerhardt in Berlin. Online abgerufen am 14.09.2026 von: https://www.kompetenzzentrum-pflege.digital/aus-der-praxis/praxisbeispiel-effizientere-kommunikation-mit-kim
Fotos:
Titelbild von SharoE auf Pixabay https://pixabay.com/illustrations/man-laptop-flat-design-technology-8080524/
Bild von Mariann Szőke auf Pixabay (https://pixabay.com/de/photos/dokumente-dateien-irrat-datei-3816835/)
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